Die Gruppenquotierung in ARIS ist ein KI-gestütztes Tool, mit dem du den wirtschaftlichen Wert einer Gruppenanfrage bewerten kannst. Es hilft dir, den optimalen Preis für eine Gruppe zu bestimmen – unter Berücksichtigung deiner bestehenden Buchungen, Forecasts und möglicher Verdrängungseffekte.
1. Grundprinzip der Gruppenquotierung
Die Gruppenquotierung erlaubt dir einzuschätzen:
Ob du durch die Annahme einer Gruppenanfrage anderes Geschäft verdrängst
Welchen Mindestpreis du anbieten solltest, um keinen Umsatz zu verlieren
Die Funktion findest du im Menü ARIS → Quotation (sofern aktiviert).
2. Grundeinstellungen für die Quotierung
Bevor ein Angebot berechnet werden kann, sind einige Grundeinstellungen erforderlich. Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren“, um diese vorzunehmen. Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, wird die Schaltfläche „Neues Angebot hinzufügen“ aktiviert.
Fixkosten pro Zimmer: Deine operativen Kosten pro belegtem Zimmer.
Cost of Walk (Überbuchungskosten): Kosten, die entstehen, wenn du Gäste in ein anderes Hotel umbuchen musst (inkl. Zimmerpreis, Taxi, ggf. Verpflegung).
Mindestmarge: Prozentsatz, den du als Gewinn bei Gruppenanfragen erzielen möchtest (z. B. 10 %).
Kategorie-Aufschläge: Preisunterschiede zwischen Zimmerkategorien (z. B. Standard zu Superior +15 €).
3. Erstellung einer neuen Quotierung
Beim Anlegen einer Gruppenquotierung gibst du folgende Informationen ein:
Zeitraum der Anfrage (z. B. 21. bis 25. April)
Zimmeranzahl und Belegung (z. B. 10 Zimmer mit Doppelbelegung, anzahl Betten ist eine optionale Eingabe)
Zusatzumsatz wie z. B. Galadinner (einmalig oder pro Tag)
Verteilung auf einzelne Tage (z. B. Ankunft der Gruppe gestaffelt)
Weitere Details (z. B. Segment, Notizen, Provision)
Nachdem Sie das Angebot erstellt haben, können Sie das Datum und die Grundeinstellung jederzeit ändern, indem Sie auf das Stiftsymbol neben dem Angebotsnamen klicken.
4. Analyse der Verfügbarkeit & Verteilung auf Zimmerkategorien
Nach Eingabe der Anfrage zeigt das System:
Verfügbare Zimmer pro Tag und Kategorie
Notwendige Aufteilung auf Kategorien bei Kapazitätsengpässen. Dies kann vom Benutzer geändert werden, um die gewünschten Zimmerkategorien anzubieten (auch überbuchbare Zimmerkategorien).
Möglichkeit, kategoriegerecht oder mit Run of House Preis (einheitlicher Preis, Kategorie nach Verfügbarkeit) zu verkaufen
5. Hintergrunddaten & Kontextinformationen
Die Quotierungsseite bietet umfassende Kontextdaten zur besseren Entscheidungsfindung:
Tagesverfügbarkeiten und Umsatz
Events & Ferien im Zielzeitraum
Forecast-Daten (z. B. Auslastung, Buchungskurve)
Anfragehäufigkeit am gewählten Datum
PMS-Informationen (optionale, stornierte oder tentative Zimmer)
6. Ergebnis der Quotierung (Calculation Result)
Nach Klick auf „Calculate Quotation“ wird ein detailliertes Ergebnis angezeigt:
Displacement-Analyse (1): Welche Buchungen würden durch die Gruppe verdrängt?
Zusatzumsatz durch Gruppe (2) (z. B. F&B)
Verlorener Umsatz (3) durch verdrängte Individualbuchungen
Gesamtwertberechnung (4): Gewinn oder Verlust durch die Annahme der Gruppe
Beispielhafte Auswertung:
Verdrängung: 10 Individualbuchungen
Gewinn: 13 Buchungen plus Gruppenumsatz
Ergebnis: z. B. +2 Buchungen im Vergleich zum Forecast
7. Preisempfehlung
Basierend auf den Berechnungen schlägt ARIS zwei 'Akzeptabler Mindestsatz' vor:
Run of House Preis (5): Einheitspreis für die gesamte Gruppe (z. B. 150,22 €)
Kategoriegerechte Preise (6): Preis je Zimmerkategorie
(z. B. Standard: 145 €, Superior: 160 €)
Wenn du eine Marge eingestellt hast, wird sie auf den Mindestpreis aufgeschlagen.
8. Verhandlung
Die Verhandlung (7) hilft bei der Preisverhandlung mit dem Kunden. Im letzten Abschnitt des Ergebnisdiagramms wird ein Balken angezeigt, der den Wish- und Walk-Umsatz darstellt – wobei Walk den niedrigsten Umsatz bezeichnet, den die Gruppe erzielen sollte, und Wish den optimalen Umsatz für diese Gruppe. Hier kann ein Umsatzwert eingegeben werden, um zu sehen, wo der neue vorgeschlagene Umsatz auf der Skala liegt.
9. Freigabeprozess (Optional)
Quotierungen können durch Mitarbeiter vorbereitet und vom Management freigegeben werden:
Mitarbeiter gibt Anfrage ein und sendet sie zur Freigabe
Manager erhält eine Benachrichtigung zur Prüfung
Manager bestätigt oder passt den Preisvorschlag an
Nach Freigabe wird der finale Preis gespeichert
10. Erweiterte Funktionen
Analyse von Nachbartagen: Auch Auswirkungen auf angrenzende Tage (z. B. bei Long-Stays) werden berücksichtigt.
Upgrade-Logik: Wenn Standardzimmer nicht verfügbar sind, werden automatisch höhere Kategorien einberechnet.
Individuelle Angebotsgestaltung: Z. B. nur Suiten anbieten oder bestimmte Kategorien ausschließen
11. Verfügbarkeit & Lizenz
Die Gruppenquotierung ist Bestandteil des ARIS Intelligent-Pakets. Sie kann bei Bedarf auch separat lizenziert werden.